Tietosuojaseloste, Asuntoyhtymä Oy:n väärinkäytösten sähköinen ilmoituskanava (Whistleblowing)

  1. Rekisterinpitäjä

Asuntoyhtymä Oy Tunnelitie 1, 02800 Kauniainen

puh. 020 766 1390 info(at)asuntoyhtyma.fi

Asuntoyhtymä Oy (rekisterinpitäjä) käsittele henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 mukaista Asuntoyhtymä Oy:n sähköistä väärinkäytösten ilmoituskanavaa (ns. Whistleblowing), jäljempänä ”Ilmoituskanava”. Ilmoituskanava on tarkoitettu väärinkäytösepäilyjen ilmoittamiseen, eikä ole tarkoitettu esimerkiksi reklamaatioille tai asiakaspalautteille.

Asuntoyhtymä Oy käsittelee Ilmoituskanavaan henkilötietonsa jättäneiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on väärinkäyttöepäilyjen tarkempi selvittäminen, mutta ilmoittaja voi jättää ilmoituksen myös ilman henkilötietojaan.

Ilmoituskanavaan henkilötietonsa jättäneiden henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus ja ilmoituksen kohteen osalta rekisterinpitäjän lakisäänteinen velvoite.

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asuntoyhtymä Oy kerää Ilmoituskanavan kautta seuraavia henkilötietoja: nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite) sekä muut ilmoittajan itse antamansa tiedot esimerkiksi epäiltyyn väärinkäytökseen liittyen. Rekisterissä voidaan käsitellä tietoja myös ilmoituksen kohteesta, joiden todetaan ilmoituksen perusteella liittyvän epäiltyyn väärinkäytökseen.

  1. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoituskanavan henkilötiedot kerätään ilmoittajalta.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat/tietojen luovutus ja tietojen siirto

Ilmoituskanava toteutetaan palveluntarjoajan (Juuriharja Consulting Group Oy) kautta. Palveluntarjoaja on rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelijä ja käsittelee tietoja rekisterinpitäjän avustuksella ja lukuun. Henkilötietojen käsittelijä voi käyttää myös alikäsittelijöitä.

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelijä voi siirtää tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, mikäli tästä on nimenomainen, etukäteinen kirjallinen sopimus ja siirrossa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja muille ulkopuolisille, paitsi silloin, kun rekisterinpitäjä on lainsäädännön mukaan velvollinen/oikeutettu luovuttamaan tiedot toimivaltaiselle viranomaiselle.

Rekisterinpitäjä ei voi estää verkkosivujen kolmansien osapuolten evästetietojen mahdollista luovutusta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin se on lainsäädännön mukaisesti välttämätöntä ja oikeasuhtaista. Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä tietyn ilmoituksen käsittelyn kannalta, ei saa kerätä, tai jos niitä kerätään vahingossa, ne on poistettava ilman aiheetonta viivytystä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

  • oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, ellei laki tätä erikseen kiellä
  • oikeus saada pääsy tietoihin
  • oikeus oikaista tietoja
  • oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi)
    • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
  • henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä Asuntoyhtymä Oy:n asiakaspalveluun, yhteystiedot ovat tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1.

  1. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon avulla.

  1. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.

  1. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää ja jotka ovat sitoutuneet salassapitosäännöksiin.

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.5.2022.

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjä tiedottaa rekisteröidyille erityisistä muutoksista tähän tietosuojaseosteeseen ennen kuin ne tulevat voimaan.

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojemme käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostitse info(at)asuntoyhtyma.fi tai puhelimitse 020 766 1390.