Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE, Asuntoyhtymä Group Oy:n asiakastietojen käsittely

1. Rekisterinpitäjä

Asuntoyhtymä Group Oy, PL 196, 00101 Helsinki

puh. 020 766 1390

info(at)asuntoyhtyma.fi

Asuntoyhtymä Group Oy (rekisterinpitäjä) käsittele henkilötietoja soveltuvaa tietosuoja-lainsäädäntöä noudattaen.

2. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asuntoyhtymä Group Oy käsittelee asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitamiseen sekä markkinointiin, viestintään ja sähköiseen lukitukseen liittyviä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokra-asuntoihin liittyvä asiakassuhteiden hankinta, hallinta, hoitaminen, ylläpitäminen ja vuokra-asumispalveluiden kehittäminen sekä sähköisen lukitusjärjestelmien osalta ihmisten ja omaisuuden suojeleminen.

Rekisterinpitäjä säilyttää ja arvioi myös tietoja käynneistä rekisterinpitäjän verkkosivuilla ja käyttää tietoja mainonnan kohdentamiseen. Näitä tietoja käytetään myös mainonnan ja rekisterinpitäjän tarjoamien asumispalveluiden kehittämiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjän suorittaman henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus, asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen perustamiseen ja hoitoon liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen. Sähköiseen lukitukseen perustuva henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun omaisuuden suojaamiseksi.

Rekisterinpitäjän asumispalvelujen laadunvalvontaan ja kehittämiseen käytettävä henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lisäksi tietoja voidaan kerätä potentiaalisista asiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin tietolähteestä riippuen rekisterinpitäjän oi-keutettu etu tai rekisteröidyn antaman suostumus.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asuntoyhtymä Group Oy kerää seuraavia henkilötietoja:

  • Asiakkaina olevat vuokralaiset ja heidän kanssaan asuvat mahdollisine edustajineen tai yhteyshenkilöineen

    • Nimi ja syntymäaika
    • Yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
    • Vuokralaisen henkilötunnus tai yrityksen y-tunnus laskutusta ym. varten
    • Asiointikieli
    • Tarvittaessa tiedot vuokralaisen edunvalvonnasta

  • Asuntohakemuksen jättäneet asiakkaat ja heidän edustajansa

    • Nimi, henkilötunnus tai y-tunnus
    • Yhteystiedot ja aiempi osoite
    • Yksityiseltä hakijalta tiedot työsuhteesta tai opiskelutiedot sekä tieto luottotietojen häiriömerkinnöistä ”kyllä” tai ”ei”

  • Potentiaaliset asiakkaat, muun muassa verkkopalvelujen tai kampanjoiden kautta tavoitetut henkilöt

    • Nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite)
    • Tietoja asunnon tarpeesta
    • Verkkosivuilta kerättävät tiedot, muun muassa evästetiedot

  • Sähköistä kulunvalvontaa käyttävät henkilöt

    • Nimi, asunnon numero ja avainkoodi
    • Kulunvalvonnan rekisteröimä aika ja paikka

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

  • Asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään
  • Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä voidaan tarkistaa potentiaalis-ten vuokralaisten luottotiedot
  • Sähköisen lukituksen tiedot tulevat lukituksen järjestelmästä
  • Potentiaalisten asiakkaiden tietoja kerätään verkkopalveluista, sosiaalisen median palveluista sekä asiakastapaamisiin, kampanjoihin tai tapahtumiin osallistuvista

Asuntoyhtymä Group Oy voi tarvittaessa tarkistaa ja päivittää yhteystietoja ja muita henkilötietoja myös muista luotettavista julkisten tai yksityisten osapuolien tarjoamista tietolähteistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat/tietojen luovutus ja tietojen siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterien tietoja rikos- ja väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi viranomaiselle. Tietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille, jos siihen on jokin lakisääteinen peruste.

Rekisterinpitäjä voi kuitenkin siirtää henkilötietoja siten, että henkilötietojen käsittelijä käyttää siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi isännöitsijä, turvallisuustoimintaa harjoittava taho, lukkoliike tai urakoitsija sopimuksenmukaisia tehtäviään hoitaessaan.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä ei voi kuitenkaan estää verkkosivujen kolmansien osapuolten evästetietojen mahdollista luovutusta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ul-kopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeellista. Säilyttämisaika vaihtelee henkilötiedoittain sen mukaan, mikä on juuri sen henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.

Asiakkaiden, eli vuokralaisten ja vuokra-asuntohakemuksen jättäneiden henkilötietoja säilytetään toimeksiannon ja mahdollisen vuokrasuhteen vaatiman ajan, mutta henkilötietoja voidaan myös säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Asiakassuhteen henkilötiedot poistetaan viimeistään kolmen vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä.

Potentiaalisten asiakkaiden eli esimerkiksi suostumuksensa verkkopalveluissa tai tapahtumissa antaneiden tietoja säilytetään toistaiseksi eli niin kauan, kunnes suostumus perutaan tai sen aikaa, kun kyseisiä henkilötietoja voidaan hyödyntää asiakasviestintään tai markkinointiin.

Sähköisen kulunvalvonnan tietoja säilytetään samoilla perustein kuin muitakin vuokrasopimukseen perustuvia tietoja.

Rekisterinpitäjän verkkosivujen evästetietojen säilytysajoista löytyy tarkempaa tietoa evästeitä koskevassa informaatiossa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

  • Oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumuksensa.
  • Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
    • Jos näitä henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin.
  • Oikeus henkilötietojensa tarkistamiseen, eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
  • Oikeus henkilötietojensa poistamiseen ilman aiheetonta viivytystä.
  • Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.
  • Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen.
  • Oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen.
  • Oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä Asuntoyhtymä Group Oy:n asiakaspalveluun, yhteystiedot ovat tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1.

9. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon avulla.

10. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tästä tarkoituksesta.

11. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilörekistereihin on pääsy sellaisilla rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka ovat sitoutuneet yrityksen tietosuojaa koskeviin kirjallisiin ohjeisiin ja salassapitosäännöksiin.

Tietojärjestelmiä koskeva tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin ja teknisin rajoituksin sekä suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoilla. Henkilötietoja käsitellään vain tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.9.2021.

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjä tiedottaa rekisteröidyille erityisistä muutoksista tähän tietosuojaselosteeseen ennen kuin ne tulevat voimaan.

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojemme käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostitse info(at)asuntoyhtyma.fi tai puhelimitse 020 766 1390.